Executive Assistant — Porto

A sua nova função: Gerir as agendas de dois Diretores (e ocasionalmente de outros membros do Comité de Gestão), assegurando o cumprimento de prazos; marcar reuniões, configurar chamadas de conferência em vários fusos horários e organizar reuniões/eventos internos e externos, incluindo a logística do local e preparação da documentação necessária; apoiar a equipa nas tarefas administrativas diárias; prestar apoio de secretariado geral, incluindo atender chamadas, gerir correspondência recebida e enviada, organizar reuniões e viagens de negócios; preparar e acompanhar correspondência e documentação (ex.: documentação societária, contratos) em colaboração com as equipas relevantes; contactar clientes, advogados, notários e outros intervenientes externos; preparar relatórios de despesas quando o processo estiver digitalizado; coordenar a recolha de assinaturas quando o processo estiver digitalizado; registar e gerir folhas de horas; colaborar na preparação de eventos e apresentações para clientes ou internos. Perfil pretendido: Habilitação mínima de ensino secundário ou equivalente; pelo menos 2 anos de experiência como Assistente Administrativo num ambiente internacional; inglês fluente (escrito e oral); o francês será considerado uma mais-valia; domínio das ferramentas MS Office; fortes capacidades organizativas, atenção ao detalhe e autonomia; excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal; boa gestão de tempo, com capacidade de multitarefa e definição de prioridades; habilidade para lidar com informação confidencial com discrição; capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos apertados; mentalidade proativa, dinâmica e flexível, com capacidade para lidar com múltiplas tarefas. Oferta: Ambiente de trabalho empreendedor com foco no trabalho em equipa; ambiente multicultural que promove diversidade, talento e ideias; possibilidade de trabalhar e interagir com uma vasta gama de especialistas; formação interna e desenvolvimento de carreira.